Источник: ГК "Эффективные решения"

Каждый бухгалтер и руководитель знает, что ошибки в оформлении счетов-фактур могут привести к отказу Покупателю в вычете НДС, ведь счёт-фактура является документом, дающим право на вычет налога на добавленную стоимость. А если в вычете отказано, то происходит доначисление налога, назначение пени и штрафа.

В любой ситуации заполнять счёт-фактуру надо в соответствии с законом. 

Основные проблемы, возникающие со счетами-фактурами, обсуждаются часто. Бухгалтера активно делятся опытом, стараются избегать распространённых ошибок, но количество споров с налоговой службой год от года не уменьшается.

Случаются «странности» и на высшем уровне. Например, только на днях стали утихать страсти в связи с внесением изменений в постановление Правительства РФ от 02.12.2000  № 914, согласно которым с 9 июня 2009 года в строке 2 счёта-фактуры необходимо указывать «полное и сокращённое наименование продавца», а не «полное или сокращённое наименование продавца», как было до этого.

Логика подсказывала, что это простая опечатка, ведь в строке 6 счёта-фактуры сохранилось «полное или сокращённое наименование покупателя». Но, если не принимать во внимание правительственные постановления, то вероятность неприятных последствий возрастает. Поэтому многие бухгалтера стали требовать от поставщиков новые документы, а программисты поставщиков были вынуждены спешно вносить изменения в бухгалтерские программы.

23 июня 2009 года появилось информационное сообщение от Федеральной налоговой службы, размещённое на её сайте, где было объявлено, что указание в строке 2 счёта-фактуры только одного из наименований не будет рассматриваться как ошибка. Но законопослушные бухгалтера предпочли не рисковать и продолжали трактовать изменения буквально, заменяя счета-фактуры даже в ущерб другой работе и несмотря на возникающее напряжение с контрагентами. И вот, 7 июля ситуация окончательно разрешилась благодаря письму Минфина РФ от 07.07.2009 № 03-07-09/32, где говорится, что если в строке 2 счёта-фактуры указано «полное или сокращённое наименование продавца», то это не является поводом для отказа в вычете НДС.

В результате в бухгалтериях по всей стране наступила относительная тишина, а программисты вновь были озадачены настройкой 1С и прочих бухгалтерских программ. Многие стали с грустью подсчитывать напрасные расходы, например, на оплату сверхурочной работы внештатных программистов и резко возросшего числа междугородних телефонных звонков в бухгалтерии поставщиков. В этой ситуации бесполезно искать виноватых, лучше позаботиться о предотвращении ошибок по собственному недосмотру.

Ошибки случаются. И достаточно плачевные. Счета-фактуры, где пропущены цифры в ИНН, не заполнены реквизиты расчетно-платёжных документов и даже обнаруживаются официально разрешённые «технические ошибки и опечатки» могут вызвать большие неприятности в вопросах вычета НДС. Налоговые инспектора отказываются подобные счета-фактуры признавать основанием для вычета налога. Статистика показывает, что практически ни одна бухгалтерия на 100% не застрахована от случайной ошибки в счетах-фактурах, в результате которой предприятие может понести убытки из-за больших штрафов и пени. В ряде случаев организации обращаются в арбитражный суд и даже выигрывают дело, но это тоже дополнительные расходы, трата времени, нервов и испорченные отношения в коллективе. Рачительный руководитель постарается предупредить подобное развитие событий.

Как у покупателя оказываются «неправильные» счета-фактуры?

Например, так: в бухгалтерии покупателя до поры до времени накапливаются счета-фактуры, т.к. просто нет времени их сразу по получению внимательно проверить. Когда же формируется Книга Покупок, то приходится обрабатывать несколько коробок похожих друг на друга бумажек. При работе с большинством популярных бухгалтерских программ нет необходимости забивать реквизиты постоянных контрагентов, поэтому ИНН, адреса и прочие данные просматриваются только вскользь. Вот в такой ситуации ошибка в счёте-фактуре может остаться незамеченной. Дополнительные трудности могут вызывать счета-фактуры, заполненные полностью или частично вручную.

Как застраховаться от претензий со стороны налоговой в отношении счетов-фактур?

Решить этот вопрос достаточно просто, если придерживаться легко выполнимых правил:

1. Будьте осведомлёнными.

Хорошее знание законов и требований, касающихся бухгалтерского и налогового учёта – это один из признаков профессионализма бухгалтера. Но не забывайте, что регулярно появляются дополнения и поправки к давно существующим постановлениям, поэтому  позаботьтесь о надёжных источниках информации, например, справочных системах и специальных периодических изданиях. Стремитесь общаться с эрудированными коллегами.

2. Будьте внимательными.

К сожалению, многие бухгалтерские ошибки случаются по причине спешки и невнимательности. Даже наше правительство это понимает, поэтому в отношении счетов-фактур в законе указывается, что «технические ошибки и опечатки» не являются поводом для отказа в вычете НДС. Но доказать, что неправильный ИНН является опечаткой – практически невозможно.

3. Используйте специальное ПО для контроля правильности заполнения счёт-фактур.

Разработаны специальные программы, помогающие оперативно проверять документы на бумажных носителях, например, «ЭР: Загрузка Документов». В этом случае надо просто положить пачку счетов-фактур на сканер и запустить ПО. Программа за считанные минуты вводит информацию в учётную систему организации, выявляя ошибки и пропуски в бумажных документах. Программа, в отличие от человека не способна исказить информацию или не заметить символ. Выгодно, что «ЭР: Загрузка Документов» используется не только для счетов-фактур, т.к. обрабатывает любые виды документов. С её помощью можно вводить в базу информацию с бумажных носителей и из файлов Excel потоковым методом.

4. Делайте всё своевременно.

Привычка накапливать счета-фактуры до момента формирования Книги Покупок является опасной, т.к. тогда остаётся мало времени на замену документов с ошибками. Найдите ресурсы для быстрой и эффективной проверки входящих документов.

Практика показывает, что если следовать этим простым рекомендациям, то счета-фактуры перестают быть головной болью бухгалтерий и не вызывают отказа со стороны налоговой в вычете НДС.