Экспертиза статьи: А.Г. Кикинская, служба Правового консалтинга ГАРАНТ, юрисконсульт

Ежегодный оплачиваемый отпуск — законное право работника. Для бухгалтера это еще и обязанность рассчитать и выплатить отпускные, правильно определить период отпуска. В принципе, ничего нового. Тем не менее, на многих предприятиях задача усложняется снижением зарплат в расчетном периоде, переводом персонала на неполный рабочий день и другими факторами.

Отпускные начисляют исходя из среднего заработка работника. При любом режиме работы расчет средней заработной платы производят из фактически начисленной сотруднику зарплаты и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ). При этом календарным месяцем считается период с 1‑го по 30‑е (31‑е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28‑е (29‑е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в июле 2009 года, то расчетным периодом будет время с июля 2008-го по июнь 2009 года.

Отпуска за свой счет и ежегодный

Если в течение расчетного периода работник находился в отпуске без сохранения заработной платы, то данный период при расчете среднего заработка не учитывают. Причем из расчетного периода исключают все дни отпуска за свой счет, которые были в расчетном периоде. А вот в стаж работы, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 121 ТК РФ), не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающих 14 календарных дней в течение рабочего года. От наличия или отсутствия длительных отпусков за свой счет и иных периодов, не включаемых в отпускной стаж, зависит момент завершения очередного рабочего года.

Допустим, сотрудник в течение рабочего года находился в отпуске за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней, 14 из них входят в отпускной стаж, а вот остальные — нет. Соответственно, на количество дней, превышающее 14, передвинется момент завершения рабочего года, за который работнику положен ежегодный отпуск. Это не означает, что при предоставлении длительных отпусков без сохранения заработной платы обязательно должна измениться дата предоставления оплачиваемого отпуска в текущем году. В отпуск сотрудник может отправиться в момент, который определен графиком отпусков. Однако следующий рабочий год, в течение которого работник снова может получить отпуск, начнется позже. Это обстоятельство нужно будет учесть при составлении графика отпусков на следующий год.

            Пример
Менеджер Корольков И.П. принят на работу в ООО «Север» 23.08.2007. За первый рабочий год (с 23.08.2007 по 22.08.2008) сотрудник отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск полностью. Согласно графику отпусков на 2009 г. Корольков уходит в отпуск за второй рабочий год с 15.06.2009 по 30.06.2009 и с 01.08.2009 по 12.08.2009 суммарно на 28 календарных дней.
С 01.07.2009 по 27.07.2009 сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы. 13 дней этого отпуска не включаются в отпускной стаж. Следовательно, момент окончания второго рабочего года передвигается на 13 дней вперед, а именно на 04.09.2009. Однако на предоставление отпуска с 01.08.2009 по 12.08.2009 этот факт никак не влияет. Менеджер должен уйти в отпуск по графику.
При расчете отпускных за август из расчетного периода надо исключить все 27 календарных дней отпуска за свой счет, в котором пребывал Корольков И.П.

Трудовой кодекс Российской Федерации
Статья 122
<…>
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Отметим, что трудовым законодательством не предусмотрен такой вид отпуска, как отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя.

Отпуск без сохранения заработной платы (о легитимности такого отпуска мы писали в № 2, 2009 «Актуальной бухгалтерии») может быть предоставлен работнику только по его письменному заявлению при наличии у работника семейных обстоятельств и других уважительных причин (ст. 128 ТК РФ). Следовательно, принудительное направление работников в отпуск за свой счет в связи с производственной необходимостью является нарушением трудового законодательства. Отсутствие работы по экономическим или технологическим причинам должно квалифицироваться как простой, который оплачивается по особым правилам (ст. 72.2 ТК РФ).

Трудовой кодекс Российской Федерации
 Статья 123
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.

Неполный рабочий день сотрудника

Неполное рабочее время по общему правилу может устанавливаться работнику по соглашению сторон как при приеме на работу, так и впоследствии. Такое соглашение должно быть оформлено с каждым работником в письменном виде, как того требует статья 72 Трудового кодекса. Если инициатором установления неполного рабочего времени выступает работодатель, то подобное изменение может осуществляться исключительно в порядке, предусмотренном статьей 74 Трудового кодекса. Основанием для такого изменения могут быть лишь причины, связанные с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства и другие причины). Если эти причины могут повлечь за собой массовое увольнение работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до 6 месяцев.

При работе на условиях неполного рабочего времени сотруднику выплачивается зарплата пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ.
Работа в таком режиме не влечет за собой для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 93 ТК РФ). Средний заработок для оплаты отпусков рассчитывается в общем порядке по правилам пунктов 10 и 11 Положения о расчете среднего заработка (п. 12 положения, утв. Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Дни, в которые работник не трудился согласно установленному графику неполной рабочей недели, приравнивают к обычным выходным дням.

            Пример
С 16.02.2009 по 31.07.2009 работник трудится в режиме неполной рабочей недели, отрабатывая 4 рабочих дня из пяти. С 15 июля работник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. В расчетном периоде сотрудник не болел, не был в отпуске и т. п. (см. Таблицу ниже)
Средний дневной заработок составит:
            264 546 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. == 749,85 руб.
Размер отпускных будет равен:
            14 дн. × 749,85 руб. = 10 497,9 руб.
Как видим, при графике неполной рабочей недели механизм расчета отпускных, по сути, не отличается от общего.

Как влияет снижение зарплаты?

Работодатель по своей инициативе может понизить работникам зарплату, установленную трудовым договором, только по тем же причинам, по которым он может ввести режим неполного рабочего времени. Это причины, перечисленные в статье 74 Трудового кодекса. Причем компания обязана за 2 месяца до момента снижения зарплаты письменно предупредить об этом работников и указать причины. Сотрудники в свою очередь должны ознакомиться с документом под роспись. После этого между работодателем и сотрудниками, согласившимися на новый размер оплаты труда, заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Работники, которых не устраивает новый размер зарплаты, увольняются.

Заметим, что экономический кризис не является организационным или технологическим изменением условий труда. Поэтому работодатель не вправе уменьшить в одностороннем порядке установленную трудовым договором заработную плату работников только по причине финансовых затруднений.
Предположим, работники подписали с работодателем дополнительные соглашения об уменьшении заработной платы. Как такое снижение влияет на расчет среднего заработка? Средний заработок рассчитывается исходя из сумм, фактически начисленных в расчетном периоде. Индексировать никакие выплаты не надо.

А вот если в расчетном периоде было и снижение окладов, и повышение, то надо учитывать требования пункта 16 Положения о расчете среднего заработка. Если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты. Их рассчитывают с помощью деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце наступления отпуска, на тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Согласно пункту 16 Положения о расчете среднего заработка для индексации заработка необходимо наличие 2 условий. Во‑первых, в расчетном периоде должен быть факт повышения должностных окладов всем работникам организации (филиала, структурного подразделения). Во‑вторых, должностной оклад в месяце наступления отпуска должен превышать должностной оклад в отдельном месяце расчетного периода.

Если хотя бы в одном месяце расчетного периода должностной оклад работника получается больше или равен его должностному окладу в месяце наступления отпуска, корректировка выплат за такой месяц расчетного периода не производится.
Рассмотрим ситуацию на примере.

            Пример
Работник Иванов В.П. с 01.08.2009 ушел в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период — с 01.08.2008 по 31.07.2009. С 01.10.2008 всем сотрудникам организации были повышены должностные оклады. Однако уже с 01.02.2009 компания была вынуждена понизить оклады сотрудникам, предварительно проведя согласование с ними этого обстоятельства. В частности, у сотрудника Иванова В.П. должностной оклад составлял:
•          с 01.08.2008   —        23 000 руб.;
•          с 01.10.2008   —        30 000 руб.;
•          с 01.02.2009   —        25 000 руб.
Рассчитаем средний заработок с учетом того, что расчетный период отработан полностью.
В расчетном периоде было повышение окладов всем сотрудникам предприятия. На тот момент, когда сотрудник отправляется в отпуск, его оклад составляет 25 000 руб.
Следовательно, в нашем примере надо сделать следующие расчеты.
Выплаты, начисленные с 01.08.2008 по 30.09.2008, повышаются на коэффициент, равный:
            25 000 руб. : 23 000 руб. = 1,087.
Выплаты с 01.10.2008 по 31.07.2009 учитываются при расчете среднего заработка в фактически начисленном размере.
Размер учитываемых выплат в расчетном периоде составит:
            23 000 руб. × 2 мес. х 1,087 +
+ 30 000 руб. × 4 мес. + 25 000 руб. ×
× 6 мес. = 320 002 руб.
Средний заработок:
            320 002 руб. : 12 мес. : 29,4 =
= 907,04 руб.
Размер отпускных составит:
            907,04 руб. × 14 дн. = 12 698,56 руб.

Д.А. Васильев, главный бухгалтер компании «КУН»
Для определения размера отпускных сотрудника бухгалтер должен рассчитать его средний заработок в периоде, предшествовавшем его уходу в отпуск. Порядок расчета средней заработной платы установлен статьей 139 Трудового кодекса.
Перечень выплат для расчета среднего заработка регулируется постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 «Об особенностях порядка исчисления среднего заработка».
Согласно подпункту «в» пунк­та 5 постановления при ис­числении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Таким образом, из расчетного периода, равного 12 месяцам или меньшему периоду, если это не ухудшает положение работников, необходимо исключить периоды с 25 по 31 мая и с 1 по 12 июня. Это время оплачивается работодателем в размере 2/3 среднего заработка в соответствии с требованиями статьи 157 Трудового кодекса. Таким образом, из расчета среднего заработка исключаются периоды временного простоя по аналогии с периодами, за которые, например, начислялись пособия по временной нетрудоспособности.